Bodas y eventos
Gestión de eventos como proyectos de 12 meses — hitos, calendarios de pago, proveedores, contratos, lead scoring y recordatorios automáticos por WhatsApp.
El sector bodas y eventos trata cada evento como un proyecto de 12 meses, no como una cita. Cuando confirmas un evento, la plataforma genera automáticamente la línea de hitos, el calendario de pagos y los recordatorios por WhatsApp.
Cómo funciona
Crear un evento
Desde /events das de alta el evento con los datos básicos:
- Cliente (la pareja, la empresa, el organizador).
- Título y tipo (boda, comunión, evento corporativo, cumpleaños).
- Fecha del evento.
- Número estimado de invitados.
- Presupuesto.
Al guardar, el sistema calcula automáticamente un lead score: una puntuación que combina presupuesto, número de invitados, fecha (un sábado de junio puntúa más que un martes de febrero) y la antigüedad del lead. Esa puntuación ayuda al equipo comercial a priorizar.
Confirmar el evento
Cuando confirmas el evento (estado "confirmado"), pasan tres cosas automáticamente:
- Se generan los hitos. Para una boda, por ejemplo, se crean 15 hitos contando hacia atrás desde la fecha: "Reserva de espacio confirmada (D-365)", "Elegir fotógrafo/a (D-300)" ... hasta "Día del evento (D-0)".
- Se genera el calendario de pagos. Tres plazos típicos: señal del 30 % hoy, segundo pago del 50 % treinta días antes y liquidación del 20 % quince días después del evento.
- Se programan los recordatorios por WhatsApp para los hitos y para cada vencimiento de pago.
Si el evento no tiene presupuesto definido al confirmarse, se crean los hitos pero no el calendario de pagos.
Desde el panel
En la ficha del evento (/events/{id}) ves:
- Hitos del evento — barra de progreso (por ejemplo, 0/15) y lista de hitos con fecha y estado. Cada hito tiene un botón "Completar".
- Pagos — los plazos con importe, fecha de vencimiento, estado (pendiente / pagado) y total acumulado.
- Proveedores — lista de proveedores con estado: sugerido, contactado, contratado.
- Presupuesto vs. contratado — qué llevas comprometido frente a lo presupuestado, con margen restante.
- Notas alimentarias — número de invitados confirmados, veganos, celíacos y lista de alergias.
- Contratos — solicitudes de firma digital enviadas al cliente.
Por WhatsApp y voz
Lo que puede hacer el cliente
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Ver mi evento | Resumen del estado, próximos hitos, próximos pagos |
| Cuánto me queda por pagar | Desglose de pagos: pagados, pendientes, próximos vencimientos |
Lo que puedes hacer tú desde el bot
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Comprobar disponibilidad de fecha | Por ejemplo: "¿Está libre el 19 de junio de 2027?" — opcionalmente con un espacio concreto |
| Confirmar un evento | "Confirma el evento de la Pareja García-López" → dispara hitos, pagos y recordatorios |
| Añadir proveedor | Indicas categoría, nombre y teléfono |
| Actualizar proveedor | Marcar como contratado, indicar persona de contacto, importe |
| Registrar un pago | "Registra el pago de la señal" |
| Completar un hito | Marcar como completado un paso de la línea de tiempo |
| Actualizar invitados y dietas | Confirmar invitados, número de veganos / celíacos, alergias |
| Marcar evento como completado | Dispara recordatorio de petición de reseña al cliente |
| Enviar contrato para firma | Por ejemplo, el contrato del espacio o el del catering |
| Ver contratos del evento | Lista de solicitudes de firma del evento |
| Ver desglose del lead score | Qué factores aportan a la puntuación |
Automatizaciones
Recordatorios
Cada hito y cada pago programado genera un recordatorio por WhatsApp en la fecha correspondiente. Los recordatorios futuros se envían según el calendario; los que ya están en el pasado se omiten.
Cierre del evento
Cuando marcas el evento como completado:
- El estado del evento pasa a "completado".
- El plan de hitos asociado se cierra.
- Se programa un recordatorio de petición de reseña al cliente para tres días después.
Si en cambio marcas el evento como "cancelado", no se envía agradecimiento ni petición de reseña.
Notas importantes
- Eventos sin presupuesto: si confirmas un evento sin haber introducido el presupuesto, se generan los hitos pero no el calendario de pagos.
- Eventos en el pasado: si confirmas un evento cuya fecha ya pasó (poco habitual pero posible al migrar datos), se crean todos los hitos aunque algunos queden en el pasado; los recordatorios pasados no se envían.
- Comprobación de disponibilidad por espacio: dos eventos pueden compartir fecha si están en espacios diferentes. La búsqueda de conflictos tiene en cuenta el espacio.